Іноді ми не вибираємо час для переїзду, а він обирає нас. Офісний переїзд — саме той випадок. Розширення компанії або, навпаки, скорочення колективу зазвичай веде лише до одного: треба міняти локацію. І ось той момент, коли треба збирати речі — меблі, документи, офісну техніку.
Найчастіші проблеми, які виникають при самостійній організації офісного переїзду, — це величезна кількість техніки, яку треба безпечно упаковати для перевезення, а також складання плану переїзду — хто, що, навіщо і де робить, адже співробітників багато може створити хаос. Нічим з цього ви могли навіть жодного разу в житті не займатися, а це означає, що вам точно доведеться витрачати більше часу, ніж професійним вантажникам від luxpereezd.kiev.ua.
Давайте розберемося, як грамотно організувати та провести офісний переїзд, щоб він пройшов майже непомітно для співробітників офісу:
- По-перше, не варто залучати до переїзду працівників своєї компанії. Це забере їх безпосередньо робочий час та зупинить робочий процес, що завдасть шкоди бізнесу. Компанія, що поважає себе, в принципі не буде так чинити.
- По-друге, логічний пункт, що випливає з першого, варто найняти вантажників і спеціальний транспорт. Тягати меблі та коробки з речами – це важка праця, тут знадобляться досвідчені профі, які впораються з ситуаціями, коли все йде не за планом (наприклад, якісь меблі не розуміються).
- По-третє, треба діяти за планом, який наперед складає відповідальний за переїзд.
План офісного переїзду складається з наступних пунктів:
1. Підготовка до переїзду:
- вибір відповідного перевізника – замовте машину необхідного розміру, назвавши менеджеру кількість речей;
- оформлення перепусток для вантажників та автомобіля;
- складання покрокового плану зборів;
- призначення відповідальних осіб – хто стежить за навантаженням, хто за розвантаженням тощо;
- складання плану розміщення на новому місці: де чиє робоче місце, де зона відпочинку, куди треба ставити меблі тощо;
- маркування речей та оргтехніки відповідно до цього плану розміщення на новому місці – маркуйте коробки з двох сторін;
- упаковка дрібних та середніх речей;
- упаковка оргтехніки;
- розбирання та упаковка меблів;
- створення “бюро знахідок” – визначте місце, куди співробітники зноситимуть речі, які незрозуміло, куди визначати;
- створення спільного чату з переїзду в месенджері, щоб можна було оперативно зв’язуватися.
2. День самого переїзду:
- рекомендується окреме перевезення архівів із цінними паперами та документами;
- контроль за навантаженням на старому місці та вивантаженням на новому згідно з маркуванням речей/оргтехніки та вказівником приміщень/місць;
- збирання меблів;
- підключення оргтехніки;
- фінальне прибирання у новому офісі.
Щоб не нервувати та не відривати співробітників компанії від роботи, краще відразу замовити офісний переїзд у професіоналів у форматі «під ключ». Наприклад, переїзд офісу під ключ за допомогою сервісу http://luxpereezd.kiev.ua буде набагато простіше, ніж самостійний переїзд відразу по кількох пунктах: вам не доведеться шукати та купувати упаковку, упаковувати речі та оргтехніку, розбирати меблі. Все це зроблять професійні мувери. А все, що залишиться вам, — це керувати процесом. Для цього буде потрібно лише буквально пара людей. Інші співробітники в цей час можуть працювати з дому.
